Χρόνος διατήρησης δεδομένων

1. Οι τηλεδιασκέψεις μόνο κατ’ εξαίρεση καταγράφονται και αποθηκεύονται, όταν από το περιεχόμενό τους πιθανολογείται η πρόκληση έννομων συνεπειών για τους συμμετέχοντες και υφίσταται σχετική υποχρέωση τήρησης πρακτικών. Στην περίπτωση αυτή αποθηκεύονται τα προσωπικά δεδομένα ήχου ή/και εικόνας, οποιοδήποτε άλλο προσωπικό δεδομένο που ενδεχομένως υποβάλλεται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της καταγραφόμενης τηλεδιάσκεψης και τυχόν μεταδεδομένα που τηρεί ο πάροχος της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης. Η αποθήκευση δύναται να πραγματοποιείται σε κεντρικό υπολογιστικό ή αποθηκευτικό σύστημα του Φορέα. Ο χρόνος τήρησης των δεδομένων καθορίζεται από τις διατάξεις που διέπουν τη λειτουργία του Φορέα και από τη νομοθεσία που διέπει την τήρηση των αρχείων του δημόσιου τομέα.

2. Τα εξωτερικά στοιχεία της ηλεκτρονικής επικοινωνίας (όπως ονοματεπώνυμο συμμετέχοντος, ώρα και ημέρα σύνδεσης, διεύθυνση ΙP) διατηρούνται για διάστημα δώδεκα (12) μηνών για τον σκοπό της ορθής εφαρμογής της τηλεργασίας στον δημόσιο τομέα και ειδικότερα για τον σκοπό της απόδειξης της συμμετοχής στην τηλεδιάσκεψη.

3. Τα δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αρχεία που μεταφορτώνονται σε προσωπικές συσκευές τηλεργαζόμενων διαγράφονται αμέσως μόλις ολοκληρωθεί ο σκοπός επεξεργασίας τους. Η διαδικασία της διαγραφής διενεργείται από τους τηλεργαζόμενους, οι οποίοι και βεβαιώνουν εγγράφως αμελλητί τον Φορέα σε σχέση με τη διαγραφή των δεδομένων. Η διαγραφή των δεδομένων γίνεται όπως ορίζεται στην πολιτική και τις διαδικασίες που έχει υιοθετήσει ο Φορέας σχετικά με την τηλεργασία και τη χρήση ιδιωτικού εξοπλισμού σε επαγγελματικό πλαίσιο (B.Y.O.D.).

4. Στους μετέχοντες στην τηλεργασία / τηλεδιάσκεψη γίνεται γνωστό ότι η φανερή ή κρυφή καταγραφή των δεδομένων ήχου ή/και εικόνας, η αποθήκευση και η διάδοση τέτοιων μαγνητοσκοπήσεων χωρίς πρότερη ενημέρωση μπορεί να συνιστά αξιόποινη πράξη.

5. Τα μεταδεδομένα τηρούνται για χρονικό διάστημα δύο (2) ετών.

6. Οποιοδήποτε άλλο προσωπικό δεδομένο υποβάλλεται σε επεξεργασία, επειδή σχετίζεται με τα καθήκοντα του Φορέα και είναι απαραίτητο για την άσκηση αυτών τηρείται για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται από τις διατάξεις που διέπουν τη λειτουργία του Φορέα και από τη νομοθεσία που διέπει την τήρηση των αρχείων του δημοσίου τομέα.